6:05 pm - Friday March 24, 2017

Escritorio ordenado, finanzas ordenadas – 5 pasos para optimizar su administración financiera

 

Si su vida financiera está confinada en cajas, gabinetes de archivos y varias pilas de resúmenes y recibos que solo usted puede manejar, es hora de poner orden.

Las nuevas aplicaciones y avances de Internet (http://guides.wsj.com/personal-finance/managing-your-money/how-to-choose-and-use-financial-software/) en cuanto a la administración financiera no solo ofrecen alternativas electrónicas para planificar y realizar el seguimiento de los ahorros, gastos e inversiones sino que además facilitan el manejo de las finanzas en caso de emergencia. Si está pensando en reordenar sus registros, estos son algunos pasos para comenzar.

Piense primero en sus metas financieras. Antes de embarcarse en la reorganización de sus registros financieros, piense en sus objetivos financieros actuales y en los cambios que podrían optimizar los datos y la eficiencia que necesita para lograrlos. Tal vez necesite un sistema que haga un seguimiento de sus gastos, ahorros, presupuestos y pagos en término. Si ya tiene ese sistema, tal vez desee tener información más detallada sobre su retiro o sobre el fondo universitario de su hijo. Podría hablarlo con su asesor financiero o fiscal y pedirle sugerencias.

Cree un sistema que le permita a sus seres queridos y asesores financieros ayudarlo en caso de emergencia. Si a usted le pasara algo, ¿podría un ser querido navegar por sus finanzas fácilmente? Al organizar, tenga siempre en mente a su cónyuge, hijos y/o albacea. Podría crear un archivo ECE, siglas de “En Caso de Emergencia”, y mostrárselo a sus representantes. Ya sea en papel o en un documento u hoja de cálculo de la computadora, su archivo ECE debería servir como guía para encontrar fácilmente lo siguiente:

  • Información de contacto de médicos, asesores financieros y fiscales
  • Lugar donde guarda documentos patrimoniales importantes, como su testamento, poderes notariales de salud y finanzas y cualquier carta con instrucciones que haya escrito para acompañar a estos documentos.
  • Los títulos de propiedad de sus inmuebles, autos y otros bienes importantes
  • Nombres de usuario y contraseñas de las cuentas financieras accesibles vía Internet, así como de sitios web personales y medios sociales (http://www.practicalmoneyskills.com/personalfinance/experts/practicalmoneymatters/columns_2012/0706_socialMedia.php), si necesitará que eventualmente se los elimine o actualice.
  • Información de contacto y acceso a los resúmenes de todas las cuentas de ahorro, inversión y deudas, particularmente de las cuentas conjuntas que utilice para pagar deudas
  • Una lista actualizada de las cuentas mensuales que deban pagarse en término
  • Todos los datos de los seguros, incluyendo el seguro de salud, automotor, discapacidad y comercial

Sepa qué documentos en papel debe conservar o puede destruir. Estas son algunas reglas generales:

  • Conserve: Todos los documentos relacionados con impuestos por hasta siete años, incluyendo las declaraciones fiscales anuales; documentos que demuestren una ganancia o la venta de algún título valor o la compra o venta de un bien importante, como un inmueble; documentos de hipotecas, títulos de vehículos y pólizas de seguro; varias copias de certificados de nacimiento y defunción; licencias de matrimonio y sentencias de divorcio; escrituras y títulos de propiedad.
  • Destruya: Con el aumento de los robos de identidad, conviene destruir los documentos financieros antes de tirarlos a la basura. Después de registrar todas las transacciones, destruya de inmediato los recibos de los cajeros automáticos y los resúmenes de las tarjetas de crédito. Después de un año, destruya los resúmenes mensuales de las cuentas bancarias a menos que usted o algún miembro de la familia estén por calificar para obtener los beneficios de Medicaid. Los estados suelen exigir a los solicitantes que tengan los resúmenes de sus cuentas bancarias y de inversiones de los últimos tres a cinco años para calificar.

En general, los documentos y las directivas patrimoniales deben conservarse en el formato de papel original en un lugar seguro y accesible, con copias. Otros documentos se pueden escanear e imprimir cuando se necesiten. Muchas impresoras “todo en uno” tienen una función para escanear documentos y actualmente también existen aplicaciones de escaneo para teléfonos inteligentes.

Por último, independientemente de la forma en que organice sus documentos, haga siempre una copia de seguridad. Si está casado con los documentos en papel, tenga copias en un lugar seguro fuera de su casa o en casa de un amigo o familiar. Si se ha pasado al mundo digital, puede guardar todo en discos rígidos externos o en la nube. Por sobre todas las cosas, proteja la información de sus contraseñas y verifique regularmente sus informes crediticios a lo largo del año para detectar cualquier violación de datos.

En resumen: Cree un sistema de registro financiero que no solo le ahorre tiempo y dinero sino que además lo ayude a alcanzar sus metas financieras con mayor rapidez.

 

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